Dzięki wydarzeniom możesz promować swoją firmę na dwóch bardzo cennych polach — w gronie swoich klientów i partnerów biznesowych oraz co równie ważne, w wśród swoich własnych pracowników. Dyrektorzy, właściciele firm i osoby z wyższego szczebla zarządzania od lat dostrzegają wagę spotkań na wszelkiego rodzaju konferencjach, szkoleniach i wystawach. Ma to bezpośredni wpływ na zacieśnienie relacji biznesowych czy też stwarza okazję na poszerzenie wiedzy i horyzontów pracowników. Jednak żeby organizacja wydarzenia przyniosła pożądany efekt, należy się do tego odpowiednio przygotować.
Planuj z wyprzedzeniem — najważniejsza strategia dla udanej konferencji
Organizacja konferencji to bardzo złożony proces, który wymaga zaangażowania niekiedy całego komitetu organizacyjnego i kontaktu z wieloma podwykonawcami. Często cały proces podzielony jest na kilka etapów, a im wcześniej zaczniesz organizację tym bardziej szczegółowo możesz zaplanować całe wydarzenie i mniej niespodziewanych sytuacji będzie zaskoczeniem tuż przed imprezą. Dobrą praktyką przy organizacji dużych eventów na 100 lub więcej osób jest rozpoczęcie planowania na co najmniej 6 miesięcy przed planowaną datą wydarzenia. Jeśli wydarzenie jest większe, to warto zarezerwować jeszcze większy zapas czasu. W przypadku spotkań, czy szkoleń zakrojonych na mniejszą skalę nie ma to aż takiego znaczenia, ale trzeba mieć na uwadze pewne ograniczenia. Dlatego zwracamy aż tak dużą uwagę na planowanie z wyprzedzeniem.
Wybrałeś lokalizację i jest nią hotel? Skontaktuj się i poznaj możliwości.
Organizując konferencję w hotelu, na początku zaplanuj ogół, a do szczegółów przejdź dopiero z biegiem czasu. Przykład? - Jeśli znalazłeś interesującą lokalizację dla organizacji swojego wydarzenia, warto skontaktować się z odpowiednim działem, który przedstawi wszystkie możliwości sal konferencyjnych czy też wymieni zalety organizacji eventu w hotelu. Po takiej rozmowie, czy zwiedzaniu obiektu, może okazać się, że wiele rozwiązań jest już na miejscu lub też może być zapewnionych przez sam obiekt. Dzięki temu nie będziesz musiał przejmować się np.: wynajęciem DJ-a czy zapewnieniem dekoracji, a to w dalszej perspektywie pozwoli zaoszczędzić czas i pieniądze.
W Arche Hotel Krakowska pomocą służą pracownicy działu sprzedaży. Doskonale znają hotel i nadzorowali organizację wielu innych wydarzeń, dzięki czemu mogą zaproponować ciekawe rozwiązania. Zachęcamy do kontaktu z Kierownikiem działu sprzedaży - rezerwacje@archehotelkrakowska.pl | +48 537 246 918
Rezerwacja terminu konferencji — jak wybrać?
Wybierając termin konferencji, musisz pamiętać, aby nie kolidował z innymi ważnymi wydarzeniami. Pomocne jest, aby zrobić dokładny research, czy w tym samym czasie nie odbywa się jakiś event konkurencyjny innej firmy z branży. Nie chcesz, aby potencjalni zainteresowani musieli wybierać pomiędzy dwoma spotkaniami. Innymi okresami, których warto unikać to święta, terminy ferii zimowych oraz okres wakacji. Optymalny przedział czasu na organizację eventu to tzw. wiosenny sezon konferencyjny lub jesienny sezon konferencyjny. Terminy przypadające na kwiecień, maj i czerwiec oraz wrzesień, październik i listopad są najbardziej popularnymi i najbardziej rozchwytywanymi przez organizatorów konferencji oraz agencje eventowe. Jak nie stracić szansy na rezerwację dogodnego terminu dla swojego wydarzenia i zorganizować udaną konferencję? Najlepiej pomyśleć o tym odpowiednio wcześniej. Poniżej kilka zalet wynikających z wcześniejszych rezerwacji.
Zalety wcześniejszej rezerwacji terminu konferencji w hotelu
- Większa dostępność terminów, przestrzeni i różnorodność wyboru
Z tym punktem nie tylko związany jest wspomniany przed chwilą aspekt związany z doborem odpowiedniej daty wydarzenia, ale również z liczbą osób, którą chcesz na wydarzenie zaprosić. Im większe wyprzedzenie rezerwacji, tym większa szansa na swobodny wybór przestrzeni, która najbardziej spełni oczekiwania. Istnieje też możliwość rezerwacji całego piętra konferencyjnego na wyłączność. Wtedy mamy pewność, że w tym samym czasie nie będą się odbywać żadne inne wydarzenia. - Gwarancja niskiej ceny
Dobra organizacja konferencji to dobre operowanie budżetem, dlatego najlepiej nie przepłacać i już teraz wydać mniej oraz zabezpieczyć się przed podwyzką cen. Podpisana umowa często zobowiązuje strony do utrzymania stawek. Warto mieć jednak na uwadze i sprawdzić, czy umowa nie zawiera zapisu na temat waloryzacji cen. Jeśli takiego zapisu nie ma, to wiele zyskujesz. - Preferencyjne stawki na noclegi
Większe wyprzedzenie przy rezerwacji noclegów to zwykle niższe ceny. Jak wyprzedzenie rezerwacji będzie mniejsze, to cena może rosnąć z uwagi na rosnące obłożenie hotelu. To samo może dotyczyć rezerwacji noclegów dla firm. - Wydłużony czas na promocję wydarzenia
Duża konferencja wymaga odpowiedniej promocji. Mając już wybrany termin i salę konferencyjną w hotelu, możesz bez problemu wysyłać zaproszenia i reklamować swoje wydarzenie w Internecie z odpowiednim wyprzedzeniem. Dzięki temu masz pewność, że wszyscy dowiedzą się o Twoim evencie. Dobrym zwyczajem, choć coraz mniej praktykowanym, jest wysyłanie fizycznych zaproszeń do najważniejszych gości. Takie zaproszenia trzeba wysłać co najmniej miesiąc przed wydarzeniem.
Konferencje hybrydowe to wygodne rozwiązanie — pomyśl o tej opcji przy planowaniu
Spotkania hybrydowe nigdy nie były tak popularną i tak potrzebną formą nawiązywania kontaktu wśród przedsiębiorców i wykładowców. W ostatnich dwóch latach obserwowaliśmy zmiany w kulturze biznesowej i szerzej — w kulturze meetingów tematycznych. Planowanie eventów stało się dzięki temu wyjątkowo elastyczne. Za sprawą nowoczesnych form komunikacji (np.: wideokonferencje i webinary)masz większą dowolność w wyborze terminu wydarzenia oraz lokalizacji, ponieważ uczestnicy konferencji, jak i najważniejsi prelegenci mogą dołączyć do spotkania z prawie każdego kąta na ziemi. Uczestnictwo przed ekranem komputera to spore szanse na dotarcie do większej widowni. Wiele przedstawicieli firm może to przekonać do wzięcia udziału w spotkaniu on-line, jeśli nie mają możliwości czasowej lub finansowej do wybrania się na event we własnej osobie. Więcej o możliwościach organizacji konferencji hybrydowych przeczytasz w artykule: Dobra organizacja konferencji hybrydowej? Sprawdź, jak przygotował się do tego Arche Hotel Krakowska w Warszawie…
Planowanie konferencji już rozpoczęte?
W trakcie planowania nie zapomnij o kontakcie z przydzielonym przez hotel opiekunem. Specjaliści, którzy znają obiekt jak własną kieszeń, pomogą w organizacji i będziesz mieć pewność, że wszystko się uda. Zainteresowany kompleksową obsługą i organizacją konferencji? Skontaktuj się i zaplanuj wszystko z wyprzedzeniem.
